7 простых правил, как провести эффективную встречу в онлайне
Теперь все цифровое, в том числе и общение. Нам ограничили возможность встречаться лично и обмениваться энергетикой. В онлайне, если вас “достал” ваш визави, можно просто убрать эту наглую рожу с экрана:) Мы даже выпиваем теперь по интернету! Удобно, экономно, и до драки точно не дойдет ;) Сегодня и встречи, и учёба и работа - всё там, в онлайне. Но это не значит, что можно полностью расслабиться и проводить день напролет под одеялом.
Несколько рекомендаций как не удариться во все тяжкие и не упасть в грязь лицом.
1. Правильно организуйте встречу. Не все, к сожалению, жаворонки. Некоторые просыпаются от звука напоминалки на компе или телефоне, поэтому вовремя отправленное приглашение и ссылка помогут избежать неразберихи и непоняток, куда подключаться, какой всё-таки пароль от комнаты и пр. и пр.
Лайфхак - предупредите заранее участников, если у встречи есть лимит и что делать, если разговор вдруг прервется.
2. Подготовьтесь. Это поможет не растекаться маслом по древу и провести мероприятие строго и по делу, без пустых затянутых обсуждений! Спикеры должны быть «в теме». Не забывайте про презентационные материалы. Дополнительные документы, включая меню и барную карту, высылайте заблаговременно :).
Лайфхак для спикеров - заранее готовьтесь к совещанию. Включите в приглашение повестку дня и рабочие материалы к обсуждению.
3. Организуйте рабочее место. Приготовьте воду/чай, ручку, блокнот. Закройте дверь кабинета/туалета/кухни (ненужное зачеркнуть), минимизировав звуки жизни, не участвующие в совещании (дети, собаки, дрель соседа и пр.). Наденьте гарнитуру или наушники и погрузитесь в атмосферу встречи.
Лайфхак – не забывайте отключать микрофон и видео, когда вам срочно нужно поковырять в носу (звонят извне, принесли пиццу, вопрошают домочадцы и т.п.).
4. Не забывайте про дресс-код. Вам по-прежнему необходимо общаться с руководством и коллегами, клиентами и партнерами чтобы утвердить проект, согласовать бюджет или обговорить сделку. В общем, не забывайте, что вы на работе. Спрячьте от камеры пиво и котлету, и наденьте для начала рубашку, а лучше еще и галстук - для солидности.
Лайфхак - лучше наденьте весь комплект одежды, а не только верхнюю часть. Вдруг придёт курьер или вы потянетесь за чаем, а тут такое?:)
5. Когда встреча уже началась включите камеру. Раз уж это деловая встреча – продемонстрируйте свое физическое присутствие. Используйте шанс выгулять новый look и услышать комментарии. Это вас взбодрит :)
Лайфхак - если смотреть прямо в объектив камеры, будет создаваться впечатление зрительного контакта, которого так не хватает на онлайн-встречах!
6. Ведите дискуссию в соответствии с повесткой и регламентом! Продолжительность встречи не должна приводить к «засыпанию» – всего 1 час или, лучше, 40 минут бесплатного zoom :) Старайтесь говорить по существу, понятно, в среднем темпе и не перебивать друг друга.
Лайфхак - выберите модератора или возьмите эту ношу на себя. Кто-то должен направлять коллег в продуктивное русло.
7. Назначьте ответственного за рассылку итоговых материалов и митинг-репорта. Нет ничего хуже эффективно потраченного времени, итоги которого не зафиксированы в документах! Даже онлайн-совещания требуют реальных действий и результата :)
Лайфхак – в репорте укажите дату и предмет встречи, участников, принятые решения, сроки их исполнения и ответственных.
Уважайте и берегите друг друга даже в онлайне ;)
Я сегодня не пойму,
Отчего и почему,
Совещанье на диване -
Трачу время ни к чему!
Все не так, везде не так!
Вроде, сам я не дурак?
Мне бы - пива и сосисок,
Вместо этого - пиджак!:(